Email Trường Học Tại Mỹ: Hướng Dẫn Chi Tiết & Mẫu Thư
Việc liên hệ với trường học tại Mỹ để tìm hiểu thông tin, xin học bổng hoặc nộp đơn xin nhập học đòi hỏi bạn phải viết email chuyên nghiệp và hiệu quả. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách viết email hiệu quả, cùng với các mẫu thư cụ thể để bạn tham khảo.
I. Chuẩn bị trước khi viết email:
Trước khi bắt đầu viết email, hãy chắc chắn bạn đã chuẩn bị đầy đủ những thông tin sau:
- Thông tin trường: Tên trường, địa chỉ email liên hệ (thường tìm thấy trên website trường), khoa/ngành bạn quan tâm.
- Thông tin cá nhân: Tên đầy đủ, số điện thoại, địa chỉ email, quốc tịch.
- Mục đích gửi email: Bạn muốn tìm hiểu thông tin gì? Xin học bổng? Nộp đơn?
- Tài liệu đính kèm (nếu có): CV, bảng điểm, thư giới thiệu…
II. Cấu trúc email:
Một email hiệu quả thường bao gồm các phần sau:
- Tiêu đề (Subject): Rõ ràng, ngắn gọn và nêu bật mục đích của email. Ví dụ:
Inquiry about [Chương trình học],Application for [Chương trình học] - [Tên bạn],Scholarship Application - [Tên bạn] - Lời chào: Chào hỏi trang trọng và lịch sự. Ví dụ:
Dear [Tên người nhận],Dear Admissions Committee(nếu không biết tên người nhận cụ thể). Nếu biết tên người nhận, hãy sử dụng tên đầy đủ. - Giới thiệu bản thân: Nêu ngắn gọn về bản thân và mục đích liên hệ.
- Nội dung chính: Trình bày rõ ràng, chi tiết thông tin bạn muốn hỏi hoặc yêu cầu. Sử dụng ngôn ngữ trang trọng và chính xác.
- Lời cảm ơn: Thể hiện sự biết ơn và mong chờ phản hồi.
- Lời chào tạm biệt: Ví dụ:
Sincerely,Respectfully,Regards. - Chữ ký: Ghi rõ họ tên và thông tin liên hệ của bạn.
III. Các câu hỏi thường gặp & cách trả lời trong email:
1. Tôi muốn tìm hiểu thêm về chương trình [Tên chương trình]?
Bạn có thể viết:
Dear [Tên người nhận],
I am writing to inquire about the [Tên chương trình] program at [Tên trường]. I am particularly interested in [nội dung cụ thể bạn quan tâm]. Could you please provide me with more information regarding [câu hỏi cụ thể]?
Thank you for your time and consideration.
Sincerely,
[Tên bạn]
2. Trường có chương trình học bổng nào dành cho sinh viên quốc tế không?
Bạn có thể viết:
Dear [Tên người nhận],
I am writing to inquire about scholarship opportunities for international students at [Tên trường]. I am interested in applying to the [Tên chương trình] program and would appreciate it if you could provide information on available scholarships.
Thank you for your time and assistance.
Sincerely,
[Tên bạn]
3. Tôi muốn biết deadline nộp đơn là khi nào?
Bạn có thể viết:
Dear [Tên người nhận],
I am writing to inquire about the application deadline for the [Tên chương trình] program. I am planning to apply and would like to know the exact date.
Thank you for your prompt response.
Sincerely,
[Tên bạn]
4. Tôi có thể gửi hồ sơ xin học trực tuyến được không?
Bạn có thể viết:
Dear [Tên người nhận],
I am writing to inquire about the application process for the [Tên chương trình] program. I would like to know if it is possible to submit my application online.
Thank you for your clarification.
Sincerely,
[Tên bạn]
IV. Mẫu email xin học bổng:
(Mẫu này chỉ là gợi ý, bạn cần tùy chỉnh theo thông tin cá nhân và chương trình học bạn muốn ứng tuyển)
Dear [Tên người nhận],
My name is [Tên bạn] and I am writing to express my keen interest in applying for a scholarship to study [Tên chương trình] at [Tên trường]. I am a [Quốc tịch] citizen and have a strong academic record, as demonstrated by my [Thông tin học tập nổi bật]. I have attached my CV and transcript for your review.
I believe my skills and experience in [Kinh nghiệm liên quan] align well with the requirements of this program, and I am confident that I would be a valuable addition to your student body.
Thank you for considering my application. I look forward to hearing from you soon.
Sincerely,
[Tên bạn] [Thông tin liên hệ]
V. Lưu ý:
- Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và ngữ pháp: Điều này rất quan trọng để tạo ấn tượng tốt với trường.
- Sử dụng ngôn ngữ trang trọng: Tránh sử dụng ngôn ngữ thân mật hoặc không trang trọng.
- Tránh viết email quá dài: Hãy đi thẳng vào vấn đề và trình bày ngắn gọn, xúc tích.
- Đừng quên đính kèm tài liệu (nếu cần): Đảm bảo tài liệu được định dạng rõ ràng và dễ đọc.
Chúc bạn thành công trong việc liên hệ với trường học tại Mỹ!
